Erasmus+ -vaihtoprosessin kuvaus opiskelijalle

1. Tee apurahahakemus. Hakemus ulkomaanjaksolle

• Palauta huolellisesti täytetty hakemus toimistoon.
• Liity sähköpostiin saamallasi kurssikoodilla kv-vaihdon verkko-oppimisympäristöön
• Aloita Europass CV:n ja Cover letterin tekeminen ja osallistu tarvittaessa työpajoihin

2.  Palauta Europass CV ja Cover letter annetussa aikataulussa

• Europass CV ja Cover letter palautetaan verkko-oppimisypäristöön niille varattuun palautuslokeroon.
  • Tee dokumentit huolellisesti, näiden dokumettien perusteella sinulle etsitään sopiva työelämäpaikka.

3. Opiskelijavalinnoista kv-vaihtoon tiedotetaan Wilman kautta 30.10.2024 mennessä

4. Osallistu valmennustapaamisiin ja aloita vaihtoon valmentautuminen

• Vaihtoon liittyy monenlaista kieleen, kulttuuriin ja vaihdon käytännön järjestelyihin liittyvää valmentautumista.
• Ohjeet löytyvät kansainvälisen vaihdon verkko-oppimisympäristösä. Hyvä valmentautuminen helpottaa olennaisesti jokapäiväistä elämääsi vaihdon aikana ja saat vaihdostasi irti niin paljon kuin mahdollista.

5. HOKS -päivitys ja sopimukset

• Kun paikka on varmistunut, solmitaan Training agreement (koulutussopimus). Vastuuopettajasi päivittää kanssasi HOKSin ja vahvistaa vaihdon aikana suoritettavan tutkinnon osan ja muut jaksoon mahdollisesti integroitavat sisällöt.

6. Valmentautumistehtävien palautus verkko-oppimisympäristöön ja muut lähtöön liittyvät järjestelyt.

• Palauta tehtävät kansainvälisen vaihdon oppimisympäristöön, suunnittele matkajärjestelysi ja hanki Kelasta eurooppalainen sairaanhoitokortti.
• Jos tarvitset matkatavaravakuutusta, hanki se.
• Matka-​​ ja tapaturmavakuutus sekä vastuuvakuutus sinulla on Vuoksin puolesta.

7. Viimeistään 3 viikkoa ennen vaihtoon lähtöä, sovi toinen tapaaminen kv-​vastaavan ja vastuuopettajan kanssa.

Tapaamisessa:

• Esitäytetään Europass Mobility -​liikkuvuustodistus, joka lähetetään vastaanottavalle organisaatiolle. Ota liikkuvuustodistus myös itse mukaasi vaihtoon sähköisessä muodossa ja/tai printtinä.
• Allekirjoitetaan rahoitussopimus, jossa vahvistetaan apurahan määrä ja maksujärjestelyt. Selvitä rahoitussopimuksen avulla opintososiaaliset etusi Kelasta.
• Laitetaan apuraha maksatukseen. 80% apurahasta maksetaan ennen vaihtoa ja 20% vaihdon loppuraportoinnin jälkeen. Ennakosta vähennetään oppilaitoksen maksamat kulut (esim. matka- ja majoituskulut).
• Käydään matkajärjestelyt ja vaihto vielä kerran läpi.
• Sovitaan raportointitapaaminen.

8. Vaihto ja sen arviointi

• Vaihdon aikana pidä säännöllisesti yhteyttä vastuuopettajaan ja dokumentoi hänelle osaamisesti kehittymisestä yhteisesti sovitulla viikoittain todennettavalla tavalla (esim. sähköinen päiväkirja, blogi, Wilma, tmv.). Vastuuopettaja on ensisijainen yhteyshenkilösi.
• Vaihdon päättyessä mahdollinen näytön arviointi sekä Europass Mobility -​​liikkuvuustodistuksen täydentäminen, tulostaminen ja allekirjoittaminen kohdemaassa. 
• Europass Mobility -​​liikkuvuustodistus todentaa vaihtosi (apurahan maksun peruste) ja vastaa työtodistusta!
• Pidä matka-​ ja vuokrakuitit tallella; ne pitää palauttaa vaihdon päätteeksi.

9. Raportointi viimeistään 10 päivän kuluessa vaihdon päättymisestä.

• Laadi ja palauta vapaamuotoinen raportti kansainvälisen vaihdon oppimisympäristöön.
• Palauta matka-​ ja vuokrakuitit kansainvälisen vaihdon oppimisympäristöön.
• Täytä kansainvälisen vaihdon oppimisympäristössä itsearviointi-​ ja palautekysely.
• Sovi tapaaminen kv-​​vastaavan kanssa .
• Palauta Europass Mobility -​​liikkuvuustodistus kv-​​vastaavalle
• Täytä sähköpostiisi saapuva Sähköisen Participant Survey (palaute rahoittajalle)
• Apurahan loppuosa maksetaan, kun olet palauttanut em. raportit ja kuitit.